Dia-Dicas

O artigo que escrevi sobre recursos pouco explorados do Word gerou algumas pesquisas interessantes. Eu notei que há interesse no recurso de criação de Mala-direta, e que as pessoas procuram por modelos de documentos e exemplos de mala-direta.

Para quem busca esse tipo de informação, um aviso, você não precisa de modelos para utilizar a mala-direta, qualquer documento de que você disponha pode ser utilizado para esse fim. Se você precisa de um exemplo de layout de mala direta para uma carta comercial, ou para um convite, tudo bem, mas é mais fácil partir de algo que você já tem disponível.

É bastante comum, por exemplo, a pessoa ter gravada no computador uma carta de apresentação da empresa. Esse tipo de documento tem algumas informações que se variam de caso a caso, como a linha de introdução com o nome da pessoa a que se destina a carta, e o endereço da empresa destinatária no fim. O que acontece normalmente é que a pessoa abre esse documento gravado, altera as informações necessárias e imprime ou manda por e-mail.

Esse mesmo documento pode ser usado como modelo para uma mala-direta. Crie um documento do Word, ou uma planilha do Excel. Se usar o documento do Word, crie uma tabela. A tabela ou planilha deverá conter tantas colunas quantas forem as diferentes informações de que você precisa. Uma coluna para nome, outra para cargo, endereço, CEP, telefone, e assim por diante. Cada linha da tabela ou planilha conterá as informações de cada um dos destinatários da mala-direta. Não se preocupe com a formatação, ela será definida no documento principal, a tabela é apenas a fonte dos dados para a mala-direta.

Com a tabela gravada, selecione a opção mala-direta (menu Ferramentas > Cartas e Correspondências). No nosso caso, o tipo de documento que iremos utilizar é carta. O documento inicial é a carta de que já temos o modelo, então selecione Iniciar com base em documento existente. Na opção seguinte escolheremos nossa fonte de dados, e aí é que selecionamos a nossa tabela.

Não entrarei em detalhes do processo de utilização da fonte de dados, mas é possível classificá-los em ordem ascendente ou descendente por qualquer dos campos, filtrar os resultados (suponhamos que sua carta seja destinada aos seus clientes de São Paulo), e mesmo adicionar ou remover entradas da fonte de dados pelo gerenciador de mala-direta.

Como a carta já está escrita, só é necessário agora substituir os termos que variam por campos. Esses campos é que conterão os dados da tabela. Vá para o menu Escreva a carta, é só posicionar o cursor onde você deseja que o campo seja inserido, clicar em Mais itens e selecionar o campo que você deseja. Não se esqueça de apagar os dados originais da carta. Após inserir todos os campos desejados, vá para a opção seguinte, Visualizar as cartas. Aqui é possível ver o resultado final para cada um dos itens de sua fonte de dados, editar a fonte de dados, ou ir para o próximo item, Conclua a mesclagem, onde você pode imprimir as correspondências geradas ou editar separadamente alguma das cartas, em que você deseja comentários específicos, por exemplo.

Essa foi apenas uma descrição pouco detalhada do uso de mala-direta no Office 2003. Versões diferentes do Word, e o OpenOffice.org, podem apresentar um procedimento para a obtenção da mala-direta um pouco diferente, mas o resultado é o mesmo, facilita muito a vida de quem precisa lidar com grandes quantidades de informação, e é bastante simples de usar. Basta lembrar que você precisa de uma origem de dados, em forma de tabela ou planilha, um documento base, e campos de mesclagem.